Gestión documental con Alfresco

En mi curro se manejan muchísimos documentos de todo tipo. Y además existe una especie de síndrome de diógenes digital que impide que nada se borre, aunque sea un presupuesto para una cafetera que se pidió hace años.

Y eso está muy bien, porque nada se pierde… Pero al final tampoco se encuentra. El fichero seguro que está ahí… pero perdido en un mar de datos.


Había que encontrar una solución, y la solución pasa por implantar un gestor documental. Y aquí es donde entra Alfresco.

Alfresco es un gestor documental que almacena todo tipo de documentos, creando librerías para diferentes “sitios”. O lo que es lo mismo, diferentes grupos de personas pueden acceder a librerías de datos, con permisos y responsabilidades sobre esos documentos.

Y es que en Alfresco no accedes a cualquier cosa, si no únicamente a los documentos que se almacenaran en los sitios a los que tienes acceso. Y ese acceso puede ser total, o de solo lectura. Además, aunque te entre la curiosidad, no podrás cotillear los documentos ajenos, puesto que Alfresco los almacena en forma de base de datos codificada y por más que fisgues en el disco duro del servidor, no hallaras nada.

Pero ¿que tiene de bueno que una aplicacíon degluta todos mis words, excels o pedeefes? En primer lugar, que se pueden asignar a los miembros de un sitio tareas. Revisión de documentos, catalogación, etiquetado… Y en segundo lugar, y mucho más interesante, que puedes realizar búsquedas en todo el contenido de los documentos alfresqueados.

Imagina por un momento que tienes sesenta millones de ficheros de texto con todo tipo de trucos para tu Debian que gentilmente te he proporcionado en este blog. Necesitas buscar uno concreto. Como instalar Alfresco en Debian. Pero no te acuerdas del titulo ni de donde lo guardaste. Si en lugar de abandonarlo a su suerte en tu disco lo tuvieras en Alfresco, podrías buscar simplemente poniendo la palabra “Alfresco” en el buscador. O lo adornas un poco añadiendo la etiqueta LINUX junto con Alfresco al buscar para ignorar los resultados de cuando te pasaste al lado oscuro.

Además puedes llevar un control de las revisiones de los ficheros. Editar desde la propia herramienta gracias a la integración con las Google Apps, descargar el fichero…

Puedes hacerte con Alfresco de dos maneras. La primera es ir a Alfresco y pagar la cuota correspondiente para que te monten todo el servicio en la nube. La ventaja es que no tendrás ni que gastar disco duro y encima te ofrecen una prueba gratis por 14 dias.

Pero si tienes disco duro y no quieres pagar, puedes hacerte con la versión “Community” desde su web https://www.alfresco.com/alfresco-community-download y luego instalarlo sencillamente con un:

• sudo ./alfresco-community-installer-201605-linux-x64.bin

Le indicas el nombre del administrador, y poco más. El ya se encarga de instalar todo lo necesario para que toda la gente de tu red pueda acceder a la aplicación poniendo en su navegador:

ip-de-la-máquina-donde-has-instalado:8080/share

Todo un descubrimiento para mantener mis datos con algo de orden.